Tietosuojaseloste – Asiakaspalvelu
Tiivi asiakaspalvelun tietosuojaseloste.
Tiivi käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
23.9.2024
1.Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Tiivi. Tiivi on Pihla Group Oy:n (y-tunnus: 18826249) aputoiminimi
Osoite: Äyritie 16, 01510 Vantaa
Muut yhteystiedot: Asiakaspalvelu 0800 184 484
2 Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa ja tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: tietosuoja@tiivi.fi
3 Rekisterin nimi
Tiivi asiakaspalvelun tietosuojaseloste
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tiivin asiakaspalvelu käsittelee henkilötietoja Pihla Group -konsernin tuotteiden tai palveluiden neuvontaan, tilauksien ja asiakaspalautteiden hoitamiseksi ja selvittämiseksi. Yhteydenottoja voi tehdä useissa asiakaspalvelukanavissa (puhelin, sähköposti, chat tai verkkopalvelu). Tiivin asiakaspalvelu ja uusasiakashankinta tallentaa palvelutapahtuman puhelut asiakastapahtumien todentamiseksi, sekä laadun varmistamiseksi. Puhelun tallentamisesta kerrotaan puhelun alussa.
Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu.
5 Rekisterin tietosisältö
Asiakaspalvelujärjestelmässä käsiteltävät tiedot: Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yrityksen nimi, Chat-keskustelut ja puhelutallenteet
Puhelutallenteista käsiteltävät tiedot: Tiivin asiakaspalveluun tulleista ja asiakaspalvelusta, sekä uusasiakashankinnasta asiakkaille soitetuista puheluista tallennetut tiedot.
Puhelun aloitus- ja lopetusaika, kesto, soittajan ja vastaajan puhelinnumero, puheluun vastanneen tai puhelun soittaneen työntekijän nimi, puhelun aikana käyty keskustelu äänitallenteena. Äänitallenne voi sisältää mahdolliset puhelinkeskustelun aikana rekisteröidyltä itseltään saadut henkilötiedot, kuten henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Chat-keskusteluista käsiteltävät tiedot: Chat- keskustelun aloitus-ja lopetusaika, kesto ja sisältö, sekä mahdolliset chat-keskustelun aikana rekisteröidyltä itseltään saadut henkilötiedot, kuten henkilön nimi, osoite, puhellinumero, sähköpostiosoite.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Sähköpostitse, tai verkkopalvelun kautta tulleet tiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään. Puhelutallenteiden tiedot ovat peräisin asiakkaiden puheluista Tiivin asiakaspalvelunumeroihin, sekä asiakaspalvelun/asiakashankinnan puheluista asiakkaille ja uusasiakkaille. Osassa puhelutallenteita osa tallenteen tietosisällöstä, kuten vastaanottajan puhelinnumero ja nimi saadaan Tiivi uusasiakahankinnan rekisteristä, jonka tietosisältö kerätään esim. kilpailuiden yhteydessä rekisteröidyltä itseltään, sekä luovutuksena muiden rekisterinpitäjien tietokannoista. Puheluiden osalta tallentaminen alkaa puheluun vastaamisesta ja päättyy puhelun katkaisemiseen. Chat-viestien tallenteiden tiedot ovat peräisin asiakkaan viesteistä kotisivujen Chat-keskusteluun. Chat-viestien osalta tallentaminen alkaa Chat-keskustelun aloittamisesta ja päättyy keskustelun lopettamiseen.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Liiketoiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Pihla Group:n yhtiöiden välillä. Pääsääntöisesti rekisteröityjen tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mikäli henkilötietoja luovutetaan, henkilötietojen käyttäjä sitoutuu käyttämään siirrettyjä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi valtuutettu jälleenmyyjä-, perintätoimisto- tai kuljetusliike sopimuksenmukaisia tehtäviään hoitaessaan. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, mikäli siihen on lakisääteinen peruste.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Ei manuaalista aineistoa.
B Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Asiakaspuheluiden tallenteisiin pääsevät käsiksi ainoastaan nimetyt henkilöt, kuten asiakaspuheluita hoitavat asiakaspalvelijat ja asiakashankkijat tiiminvetäjineen, sekä nimetyt henkilöt jotka ylläpitävät asiakaspuheluiden hallinnassa käytettävää järjestelmää. Asiakaspalvelija ja asiakashankkija pääsee kuuntelemaan omia puhelutallenteita ja tiiminvetäjä tiimin puheluita. Chat-keskusteluiden tallenteisiin pääsevät käsiksi ainoastaan nimetyt henkilöt, kuten Chattia hoitava asiakaspalvelija, tiiminvetäjä, sekä nimetyt henkilöt jotka ylläpitävät Chatin hallinnassa käytettävää järjestelmää.
Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisina.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Oikeudet:
- Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa
- Oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tai puutteeliset henkilötietonsa.
- Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa (oikeus tulla unohdetuksi).
- Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
- Oikeus saada ilmoitus pyydettyyn henkilötietojensa oikaisuun tai poistoon tai käsittelyn rajoitukseen.
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeuksiin liittyvä pyyntö:
- Rekisteröidyn henkilökohtainen pyyntö yhteystietoineen osoitetaan kohdan 2 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvovalle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin
12 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Asiakaspalvelujärjestelmässä tietoja säilytetään 36 kk. Uusasiakashankinnan puhelutallenteita säilytetään 36 kk. Asiakaspalvelun Chat -tallenteita säilytetään 36 kk. Asiakaspalvelun puhelutallenteita 24 kk.