Tiivin Tietosuojakäytännöt

Nämä periaatteet koskevat Tiivin asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.

Näiden periaatteiden tarkoituksena on antaa nykyisille, entisille ja potentiaalisille asiakkaillemme (yhdessä “asiakkaat”) yleinen käsitys seuraavista asioista:

  • tilanteet, joissa keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi
  • keräämiemme henkilötietojen tyypit
  • syyt henkilötietojen keräämiseen ja
  • henkilötietojen käsittelytapa

Sitoumus

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle tuotteita ja palveluita. Käsittelemme kaikkia henkilötietojasi luottamuksellisesti, ja yksityisyytesi suojaaminen on keskeistä kaikissa tarjoamissamme palveluissa.

Noudatamme seuraavia viittä periaatetta henkilötietojesi suojaamiseksi ja paremman asiakkuuskokemuksen tarjoamiseksi:

Vapaus valita

Henkilötietosi kuuluvat sinulle. Pyrimme olemaan tekemättä mitään oletuksia yksityisyyden suojaa koskevien toiveidesi osalta ja suunnittelemaan palvelumme siten, että voit valita, haluatko antaa meille henkilötietojasi vai et.

Intressien tasapaino

Kun henkilötietojesi käsittely on tarpeen legitiimin intressin toteuttamiseksi, ja kun tämä intressi on painavampi kuin tarve suojata yksityisyyttäsi, voimme käsitellä määrättyjä henkilötietojasi hankkimatta nimenomaista suostumustasi. Ne henkilötiedot joiden käsittely perustuu antamaasi suostumukseen on suostumuksesta lisätietoja alempana kohdassa ”Suostumus”.

Suhteellisuus

Tiivi pyrkii käsittelemään vain sellaisia asiakkaiden henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ottaen huomioon tarkoituksen, jota varten ne on kerätty.

Pyrimme käsittelemään henkilötietojasi anonyymisti aina, kun toiminto tai palvelu voidaan toteuttaa anonyymeillä tiedoilla. Jos yhdistämme henkilötietoihisi anonyymejä tietoja tai muita tietoja, niitä käsitellään henkilötietoina niin kauan kuin ne ovat yhdistetyssä muodossa.

Läpinäkyvyys

Tiivi toimittaa asiakkaille pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä.

Säädösten noudattaminen

Tiivin periaatteena on noudattaa soveltuvia yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa koskevia lakeja ja määräyksiä kaikissa maissa, joissa toimimme. Tarvittaessa muutamme näissä periaatteissa kuvattua henkilötietojen käsittelyä siten, että toimimme voimassa olevien säädösten mukaisesti.

Hyödyllisiä määritelmiä

Seuraavilla näissä periaatteissa käytetyillä termeillä on yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetussa EU – direktiivissä 95/46/EY määritetty tarkoitus. Tämän mukaisesti:

“Rekisterinpitäjällä” tarkoitetaan luonnollista tai oikeushenkilöä, julkista viranomaista, virastoa tai muuta toimielintä, joka, yksin tai yhdessä toisten kanssa, määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot.

“Henkilötietojen käsittelijällä” tarkoitetaan luonnollista tai oikeushenkilöä, julkista viranomaista, virastoa tai muuta toimielintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun;

“Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä (“rekisteröity”) koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, erityisesti henkilönumeron taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella;

“Käsittely” tarkoittaa kaikenlaisia sellaisia toimintoja tai toimintojen kokonaisuuksia, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai manuaalisesti, kuten tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, tiedon haku, kysely, käyttö, luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai asettamalla muutoin saataville, yhteensovittaminen tai yhdistäminen sekä suojaaminen, poistaminen tai tuhoaminen; 

“Arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan henkilötietoja, jotka koskevat rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, sekä terveyteen ja seksuaaliseen käyt täytymiseen liittyviä tietoja.

Tietojen kerääminen

Voit antaa meille tietoja itsestäsi, kun käytät Tiivin palveluita ja muussa viestinnässä Tiivin kanssa, esimerkiksi verkkosivustojemme tai asiakaspalvelukeskustemme kautta. Voimme myös saada tällaisia tietoja valtuutetuilta jälleenmyyjiltämme ja muilta kolmansilta osapuolilta. Tällaisia tietoja (“Asiakkaan toimittamat henkilötiedot”) voivat olla:

  • yhteystietosi (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.)
  • tuotteidemme ja palveluidemme ostamista ja käyttöä koskevat tiedot (asiakkaan preferenssit ja asetukset, ostohistoria,)

Olemme erityisen huolellisia ja noudatamme erityisiä varotoimenpiteitä sekä
voimassa olevan lainsäädännön asettamia vaatimuksia kerätessämme ja
käsitellessämme arkaluonteisia henkilötietoja.

Lainsäädännössä voidaan edellyttää myös muun tyyppisten tietojen käsittelemistä arkaluonteisina henkilötietoina.

Huomautus

Kun se on kohtuudella toteutettavissa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää, annamme sinulle henkilötietojesi keräämisen tai rekisteröimisen yhteydessä seuraavat tiedot: (i) tarkat tiedot syistä, joiden takia henkilötietojasi käsitellään, (ii) tiedot rekisterinpitäjästä, (iii) tiedot kaikista kolmansista osapuolista, joille tiedot voidaan paljastaa ja (iv) muita tietoja, jotka voivat olla tarpeen sen varmistamiseksi, että voit suojata oikeuksiasi.

Yllä olevat tiedot voidaan antaa esimerkiksi tuotteiden tai palvelujen ostamisen, kilpailuihin osallistumisen yhteydessä.

Suostumus

Kun se on kohtuudella toteutettavissa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää, pyydämme suostumuksesi ennen kuin keräämme tai käsittelemme henkilötietojasi. Suostumustasi koskeva pyyntö ilmaistaan selkeästi ja siinä annetaan sinulle riittävän perusteelliset tiedot päätöksen tekemistä varten. Voit aina peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla siitä tietosuojaselosteessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai käymällä henkilökohtaisesti arkisin klo 9-15 Jyväskylän toimiston osoitteessa Ahjokatu 3-5, 40320 Jyväskylä henkilöllisyystodistus mukana.

Kolmansien osapuolien käsittely

Voimme luovuttaa käsittelyä varten tietoja kolmansille osapuolille. Esimerkkinä kuljetusliikkeet tavaran kuljettamiseksi, laskutuksen tiedot, rahoitussopimuksen tiedot yms. Pyrimme pitämään luovutetut tiedot vain kyseistä tarvetta palvelevina.

Olemme tehneet tietojenkäsittelysopimuksen kaikkien kolmansien osapuolten kanssa ja vaadimme heiltä ehdotonta huolellisuutta ja tietosuoja – asetuksen noudattamista.

Tietojen käyttö

Tiivin keräämiä sinua koskevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:

– tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen sinulle, mukaan lukien kelpoisuutesi varmistaminen määrättyjä ostoksia ja palveluita varten, sekä parempien tarjousten ja asiakkuuskokemusten tarjoaminen

– tiedottaminen sinulle tuotteitamme ja palveluitamme koskevista päivityksistä ja muutoksista, kuten muutoksista sopimusehtoihin ja periaatteisiin

– tiedottaminen sinulle uusista tuotteista, palveluista ja tapahtumista

– tuotteita koskevan tuen ja palveluiden tarjoaminen.

– tuotekehitys, esimerkiksi ikkunoiden ja ovien suorituskyvyn, laadun ja turvallisuuden parantaminen

– tarjontamme arvioiminen ja kehittäminen ja yhteydenpito asiakkaiden kanssa 

– lainsäädännön asettamien vaatimusten noudattaminen.

Mikäli henkilötietojen käyttö perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen ottamalla yhteyttä Tiiviin tietosuojaselosteessa mainittuun osoitteeseen, tai muulla meidän ilmoittamallamme tavalla. Ellei lainsäädäntö muuta määrää, et kuitenkaan yleensä voi estää henkilötietojesi käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

– kaupalliset tapahtumat, laskutus, takuukäsittely.

– henkilötietojesi käsittely lähettääksemme sinulle tärkeitä ilmoituksia koskien esimerkiksi sopimusehtojen muutoksia.

– henkilötietojesi käsittely lainsäädännön vaatimalla tavalla.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietosi vain niin pitkään kuin se on tarpeen näiden periaatteiden mukaisten tavoitteiden toteuttamista tai muuta sinulle ilmoittamaamme tarkoitusta varten.

Tämä tarkoittaa, että kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, säilytämme tietosi antamasi suostumuksen mukaisesti ja/tai kunnes peruutat suostumuksesi. Jos olet peruuttanut suostumuksesi, voimme siitä huolimatta säilyttää määrättyjä henkilötietoja riittävän ajan, jotta voimme noudattaa lainsäädännön meille asettamia vaatimuksia ja huolehtia puolustuksestamme oikeudellisten riitojen yhteydessä. Jos emme ole saaneet suostumustasi tietojen käsittelyyn, tiedot säilytetään vain lain sallimissa puitteissa.

Tietojen oikeellisuus

Kun käsittelemme henkilötietojasi, pyrimme aina varmistamaan, että ne ovat oikeita ja ajantasaisia. Pyrimme poistamaan tai korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot. Lisätietoja oikeudestasi varmistaa meidän hallussamme olevien henkilötietojesi oikeellisuus on alla olevassa kohdassa “Tiedot ja niiden tarkastaminen”.

Tiedot ja niiden tarkastaminen

Kuten yllä olevassa kohdassa “Huomautus” todetaan, voimme antaa sinulle määrättyjä tietoja koskien henkilötietojesi käsittelyä, kun keräämme tai rekisteröimme tällaisia tietoja.

Sinulla on oikeus pyytää veloituksetta tietoja (i) siitä, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsittelemme, (ii) mistä henkilötiedot kerätään, (iii) mitä tarkoitusta varten tietoja käsitellään ja (iv) keiden vastaanottajien tai vastaanottajakategorioiden kanssa henkilötiedot jaetaan. Tietosuojaseloste sisältää lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja yhteystiedot pyynnön jättämistä varten. Pyynnön tulee sisältää nimesi ja osoitteesi ja mieluiten myös sähköpostiosoitteesi. Sinulla on myös oikeus pyytää, että korjaamme tai poistamme sinua koskevat virheelliset tiedot tai estämme pääsyn niihin. Sinun on myös pyydettäessä todistettava henkilöllisyytesi.

Pyyntösi käsitellään nopeasti ja asianmukaisesti. Henkilötietojen poistamista koskeviin pyyntöihin sovelletaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tiivi voi veloittaa tällaisen pyynnön käsittelystä hallinnollisen maksun, jos lainsäädäntö sen sallii.

Tietoturva

Tiivi pyrkii asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein huolehtimaan henkilötietojesi suojaamisesta onnettomuuden tai lainvastaisen toiminnan seurauksena tapahtuvaa tuhoutumista vastaan, suojaamaan niitä onnettomuudesta aiheutuvan katoamisen tai muuntumisen

varalta sekä estämään niiden luvattoman paljastamisen tai käytön sekä muun lainvastaisen käsittelyn. Pyrimme varmistamaan, että tietoturvan taso ja toimenpiteet henkilötietojesi suojaamista varten ovat asianmukaisessa suhteessa henkilötietojesi luonteeseen ja käyttöön liittyviin riskeihin.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Tiivi voi luovuttaa henkilötietojasi:

– Pihla Groupin yksiköiden välillä

– muille yhteistyökumppaneille tuotteita ja palveluita koskevien tarjousten ja muiden viestien lähettämiseksi sinulle sekä tutkimus – ja kehitystarkoituksia varten

– lainsäädännön edellyttäessä, esimerkiksi viranomaisen pyytäessä tietoja tai oikeusriidan tai muun oikeusprosessin yhteydessä ja

– pyrkiessämme vilpittömässä mielessä suojaamaan oikeuksiamme luovuttamalla tietoja, esimerkiksi mahdollisten sopimusehtojen rikkomuksien tutkimisen yhteydessä tai petosten tai muiden turvallisuusriskien havaitsemista, estämistä tai paljastamista varten.

Kun Tiivi toimii rekisterinpitäjänä, henkilötietojasi luovutetaan kolmannelle osapuolelle lähtökohtaisesti vain, jos olet antanut tätä varten suostumuksesi. Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ilman suostumustasi seuraavissa tilanteissa, paitsi jos pidämme suostumustasi tarpeellisena yksittäistapauksessa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää:

– Luovutus on tarpeen Tiivin legitiimin intressin toteuttamiseksi (esimerkiksi oikeudellisten etujemme suojaamiseksi, yllä kuvatun mukaisesti).

Kun luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille tai Tiivin ja Pihla Groupin yksiköiden välillä, pyrimme arvioimaan, edellyttääkö tietojen luovutus ylimääräisiä turvatoimenpiteitä (esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietoja voitaisiin luovuttaa maasta toiseen).

Tietojen käsittely meidän lukuumme

Sallimme pääsyn henkilötietoihisi vain niille Pihla Groupin työntekijöille ja toimittajille, joiden täytyy käsitellä tietoja meidän lukuumme ja joilla on sopimukseen perustuva velvollisuus käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti. Pyrimme valitsemaan tietojenkäsittelypalveluita varten vaihtoehdon, joka suojaa henkilötietojasi parhaiten suhteessa kolmansiin osapuoliin.

Markkinointi

Emme myy tai vaihda henkilötietojasi kolmansien osapuolien kanssa, ellet ole antanut siihen suostumustasi.

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksia varten, ellemme ole saaneet siihen suostumustasi. Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, mutta et halua enää vastaanottaa markkinointimateriaalia kolmannelta osapuolelta, ota suoraan yhteyttä kyseiseen kolmanteen osapuoleen.

Voimme antaa sinulle tietoja uusista tuotteista, palveluista, tapahtumista tai vastaavista markkinointitoiminnoista. Jos haluat peruuttaa sähköpostitse lähetettävän uutiskirjeen tai vastaavan viestin tilauksen, noudata kyseisessä viestissä olevia ohjeita.

Verkkosivustot ja evästeet

Kaikilla asiakkaidemme käytettävissä olevissa verkkosivustoissa on yksityisyyden suojaa koskeva ilmoitus ja tietoja käyttämistämme evästeistä. Määrätyissä maissa sivustoissa on myös verkkopohjainen menettely evästeiden hyväksymistä tai estämistä varten.

Suosittelemme, että luet soveltuvat ilmoitukset ja tiedot huolellisesti, kun vierailet verkkosivustoissamme.

Sivustollamme käytetään erilaisia evästeitä sivuston normaalin toiminnan mahdollistamiseksi, sivujen käytön analysointiin ja käytettävyyden kehittämiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan sivustolla vierailevan käyttäjän tietokoneelle tai mobiililaitteelle. Evästeet eivät sisällä henkilötietoja, emme voi tunnistaa sinua niiden avulla eivätkä ne vahingoita laitettasi tai tiedostojasi.

Google Analyticsin evästeiden avulla saamme tietoa mm. sivujen kävijämääristä sekä suosituimmista sisällöistä. Googlen ja Facebookin evästeiden avulla voimme myös näyttää sinulle mainoksia, jotka saattavat kiinnostaa sinua.

Kaikkien tai vain kolmansien osapuolten evästeiden käytön voi estää oman verkkoselaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa estää joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.

Lisätietoja evästeistä saat mm. seuraavista osoitteista:

Muutokset

Tiivi varaa oikeuden tehdä ajoittain muutoksia näihin periaatteisiin. Jos teemme muutoksia näihin periaatteisiin ja tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi, toimitamme päivitetyn version näistä periaatteista.